この記事では、申込受付くんの機能である「TODOテンプレート」機能を使って
設定可能な申込の進捗管理方法をご紹介します。
申込ステータスの変更に合わせて行うべき定型タスクがある場合、各ステータス別にTODOを自動生成できます。
例
・オーナー審査時にオーナーへ口頭連絡する
・契約準備時に鍵交換を確認する 等
設定方法はこちら
TODOを活用し、やるべき業務を設定しておくことで業務の定型化ができ、各申込の進捗状況の可視化と自動アラートによって業務の抜け漏れを防ぐことができます。
目次
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1. TODOテンプレートとは？ |
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2. TODOテンプレート活用例 |
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3. Tips |
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4. まとめ |
1.TODOテンプレートとは？
「TODOテンプレート」は、進捗ごとのタスクを管理できるツールです。
申込受付くんで定型業務をTODOテンプレート化することで、タスクが散らばらず、抜け漏れのないタスク管理を実現します。
例えば、管理会社審査の段階で反社チェックが必要な場合には、管理会社審査のステータスに「反社チェック」とTODOテンプレートを追加します。管理会社審査のステータスに移行した際に「反社チェック」のリマインドがされるため、タスクの漏れがなく業務を進められます。
2.TODOテンプレート活用例
抜け漏れのないタスク管理を実現するためのステップをご紹介します。
ステップ ①
ステータスごとにTODOテンプレートを作成する
申込進捗管理において決まったタスクがある場合、TODOテンプレートに設定してみましょう。
＜TODOテンプレート例＞
TODOテンプレート作成方法はこちら→TODOテンプレートを作成する
ステップ②
TODOテンプレートの完了・未完了・有効期限切れを確認する
申込が入り、作成したTODOテンプレートのタスクが完了したら、TODOを「完了済」に変更しましょう。
TODOを完了済に変更する方法はこちら→TODOを完了済に変更する
期限内にTODOを「完了」しなかった場合には、
有効期限が切れた際に「有効期限切れのTODOが◯件あります」と通知メールが届きます（図1）。
申込管理画面上でも「期限切れ」と赤字で表示されるため、タスクの漏れを防ぎます（図2）。
（図1）
（図2）
ステップ③
TODOテンプレートの進捗状況を把握する
申込が入った全ての物件の中で、有効期限が切れているTODOと期限一日前のTODOがどれくらいあるのか確認できます。
毎日確認することで、有効期限を過ぎることがなくなり、タスクの抜け漏れを防げます。
＜手順＞
①「申込管理」をクリックします。
②「HOME」をクリックします
③「期限切れTODO」を確認できます。
※「期限切れTODO」をクリックすると有効期限切れのタスクの詳細と対象の物件名を一覧で確認できます。
④「期限一日前TODO」を確認できます。
※「期限一日前TODO」をクリックすると期限一日前のタスクの詳細と対象の物件名を一覧で確認できます。
3.Tips
定型業務のTODOだけでなく、物件ごとにTODOが設定できます。
物件ごとのTODOを作成する方法はこちら→申込ごとのTODOを作成する
4.まとめ
TODOテンプレートを活用することで、進捗管理の属人化を防止し、付箋などの紙の紛失によるタスクの漏れを削減します。
＜TODOテンプレートのポイント＞
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ポイント① ステータスごとにTODOテンプレートを作成することで、付箋などの紙の紛失によるタスクの漏れを削減
ポイント② TODOテンプレートの完了・未完了・有効期限切れを確認することで、抜け漏れのないタスク管理を実現
ポイント③ 社内全体でTODOテンプレートの進捗状況を把握することで、進捗管理の属人化を防止 |
こんな時は・・・
●TODOテンプレートを編集したい→TODOテンプレートを編集する
●TODOテンプレートを削除したい→TODOテンプレートを削除する
●TODOテンプレートの変更履歴を確認したい→変更履歴を確認する