電子契約テンプレート機能
概要
電子契約テンプレート機能では、予め各種契約書・説明書の署名順や押印・署名位置をテンプレートとして設定しておくことができます。
テンプレート機能のご利用を希望される場合は、担当のカスタマーサクセスまでご連絡ください。
テンプレート設定のメリット
本来、電子契約くんでは署名者と押印・署名位置を都度申込ごとに設定する必要がありますが、テンプレートを利用することで署名者と押印・署名位置の設定の工数を削減できます。
テンプレート機能で一括設定できること
各種契約書・説明書の関係者
テンプレートを呼び出すと、テンプレート上に設定された関係者を一括で関係者に登録できます。
契約書の署名順
管理会社が利用する契約書類の雛形が決まっていれば、雛形に対応する署名順を事前に設定できます。
押印・署名位置とフリーテキスト
管理会社が利用する契約書類の雛形が決まっていれば、雛形に対応する押印・署名位置とフリーテキストも事前に設定できます。
テンプレートを利用した電子契約の進め方
①電子契約タブを開く
「電子契約」のタブに移動してください。
「電子契約」のタブの出し方が分からない方はこちらの記事からご確認ください。
②テンプレートを開く
「テンプレートからワークフローを生成する」から、利用するテンプレートを選択してください。
選択後、当該テンプレートに設定された関係者と各種契約書・説明書が表示されます。
③各署名者の本人確認を行う
「関係者一覧」の 「編集」ボタンから本人確認コードを設定し各署名者の本人確認を行います。
「本人確認コード」と「メールアドレス」を入力して保存すると、本人確認メールが送信されます。
④契約書のアップロード
各種契約書の項目で契約書などをアップロードしていきます。
各種契約書の「編集」のボタンを押します。
「ファイル」で契約書ファイルをアップロードして、「契約書更新」ボタンを押します。
⑤契約準備を完了する
各関係者に署名依頼のメールを送信します。
画面の下にある「契約期限」を入力し、「契約準備完了」ボタンを押すと、各関係者に署名依頼のメールが送信されます。
注意点
テンプレート設定をご利用の際の注意点を記載しますので、ご確認ください。
- 既に電子契約タブにして手動で関係者や契約書を登録した状態で、テンプレートからワークフローを生成した場合、登録済み内容は全てキャンセルされますのでご注意ください。
- テンプレートを利用する場合、署名者の数、署名順序、署名者の役割はテンプレートに沿った内容で設定いただく必要があります。
- 事前登録したテンプレート内容を想定したファイルをアップロード頂くようご注意ください。ファイルサイズが異なる場合、押印・署名位置にずれが生じます。また、ページ数が不足している場合、指定した押印・署名位置を認識できず、エラーが発生する可能性がございます。
- 署名者を追加したり削除したりする場合は、テンプレートで自動設定された押印・署名位置は初期化されますのでご注意ください。