修繕・工事の発注案件を登録する
概要
この記事では、原状回復や修繕など、部屋や共用部の工事・修繕案件を登録し発注する方法を記載しています。
案件を登録すると
- 発注した案件の進捗管理
- 見積もりの内容やその負担割合・負担額
- 実際の送金・請求の消込
までを一元管理し、最終的に支払や請求などの精算や案件単位の売上/原価までをデータ管理することができます。
1. 施工発注案件を登録する
1-1. 部屋の施工案件の場合
室内の修繕工事や原状回復工事の案件登録をする方法です。
操作① 対象の賃貸借契約の詳細画面 > 【修繕依頼する】ボタンをクリック
入居者管理の契約一覧：https://taikyokun.com/leasings
※なお、原状回復工事の場合は解約手続きワークフロー内の手順に則って操作いただきます。
操作② 案件追加画面で発注内容の詳細を入力し【保存】をクリック
-
案件の種類：
- 「原状回復」「修繕」「その他」からお選びいただけます。
- 「その他」に含まれる案件サブタイプについては設定変更可能ですので当社担当までお申し付けください。
- 依頼先の施工会社：発注先となる施工会社を選択することができます。
- その他ご要望、特筆事項：発注時のご連絡や備考としてご利用ください。
操作③ 登録が完了した案件詳細画面へ遷移し 完了
1-2. 共用部の施工案件の場合
エントランスやエレベータなど共用部工事の案件登録をする方法です。
操作① 修繕管理の案件一覧 > 【追加】をクリック
修繕管理の案件一覧：https://naiso-kojikun.com/deals
操作② 案件追加画面で発注内容の詳細を入力し【保存】をクリック
-
案件の種類：
- 「原状回復」「修繕」「その他」からお選びいただけます。
- 「その他」に含まれる案件サブタイプについては設定変更可能ですので当社担当までお申し付けください。
- 物件情報：共用部の工事の場合は「棟」として選択 してください。
- 依頼先の施工会社：発注先となる施工会社を選択することができます。
- その他ご要望、特筆事項：発注時のご連絡や備考としてご利用ください。
操作③ 登録が完了した案件詳細画面へ遷移し 完了
2. 施工案件の見積もり登録・進捗管理する
2-1. 依頼先が施工会社「未招待」の場合
「施工会社招待オプション」をご成約いただいていない場合はこちらの手順です。
管理会社様内での案件の進捗管理を行います。施工会社様への発注やご連絡はシステム内ではできませんのでご注意ください。
⚫︎ 施工会社による立会〜見積もり内容を受け取ったとき
操作① 案件詳細画面の【ステータスを進める】ボタンをクリックし『見積作成中』ステータスへ進める
操作② 立会日程や見積もり内容を入力する
見積もりは、『見積り明細画面』より以下の詳細情報を入力し追加することができます。
- 施工項目
- 施工箇所
- 単価
- 数量
- 負担割合（借主 / 貸主 / 管理会社）
- 備考
操作③ 【ステータスを進める】をクリックし『見積確認中』ステータスへ進める
『見積確認中』ステータスは、見積もり内容を社内やオーナー様などへ確認していることを示すステータスです。
⚫︎ 貸主・借主宛の請求書を発行するとき
操作① 見積もり内容で請求金額が確定したら 見積もりタブ > 【工事見積りから請求を作成する】をクリック
操作② 請求書明細画面の【請求書ダウンロード】をクリック
オーナー宛・入居者宛それぞれの請求書をExcel形式のファイルでダウンロードすることができます。
＜請求書（例）＞
⚫︎ 見積もり確認完了〜工事完了待ちのとき
操作① 見積もり確認が完了したら【ステータスを進める】をクリックし『工事完了待ち』ステータスへ進める
操作② 施工会社から工事完了報告があったら【工事日程を入力】する
操作③ 【ステータスを進める】をクリックし『検収中』ステータスへ進める
⚫︎ 完了報告があった・現地確認が完了したとき
操作① 完了報告画像や現地確認の際の画像を登録する
操作② 【ステータスを進める】をクリックし『完了』ステータスへ進める
2-2. 依頼先が施工会社「招待済」の場合
「施工会社招待オプション」をご成約いただいている場合はこちらの手順です。
管理会社様と施工会社様で1つの案件を互いに管理し、イタンジシステム上でチャットなどのやり取りを行うことができます。
（（ 準備中です。詳細は担当までお問い合わせください。））
3. 発注案件の精算登録をする
登録された見積もり内容をもとに、施工会社（取引先）への支払や貸主（オーナー）・借主（テナント）への請求の登録を行います。
なお、工事が完了前でも登録することができます。
操作① 案件詳細画面 > 【関連する案件一覧】をクリック
操作② 【連携する】ボタンをクリック
操作③ 工事発注案件に関連する契約を選択する
室内など部屋に関連する工事発注の場合は、精算対象となる「賃貸借契約」を選択してください。
共用部に関連する工事発注の場合は、精算対象となる「管理委託契約」を選択してください。
（例）101号室の原状回復工事の場合、
- 賃貸借契約A（退去予定）
- 賃貸借契約B（新規契約予定）の2契約のうち、「賃貸借契約A（退去予定）」へ登録する
操作④ 精算内容の確認・必要に応じて編集を行い【取引先発注を登録】をクリックし登録を完了する
- 発注先 ：施工会社が入力されます。
- 解約精算対象 ：原状回復工事の場合は 「対象」 として表示され、テナント請求に「解約精算タグ」がついて発行されます。
- オーナー請求の即時相殺 ：一律 「しない」として表示されます。オーナー請求を送金相殺する場合は【編集】より 「する」 へ変更してください。
- 発注明細 ：見積もり内容・負担割合より入力されます。変更がある場合は【操作】から変更してください。
操作⑤ 施工会社への支払額やオーナー・テナントへの請求額が完全に確定したら、それぞれ【発行する】ボタンより支払・請求を発行する
例えば原状回復工事などで借主への請求は、工事完了する前に行いたいため先に「発行する」などが可能です。
なお、送金・請求する日付・期限を「送金期日」「入金期日」として入力してください。
| 取引先への支払の場合「送金期日」 | オーナー・テナントへの請求の場合「入金期日」 |
以上です。