入居者システムから原状回復案件を追加する際の賃貸借契約書の自動連携について

入居者システムから修繕システムへ原状回復案件を追加する際、対象の契約に紐づく賃貸借契約書が自動で連携されるようになりました。

これまでは、賃貸借契約書を入居者システムからダウンロードし、修繕システムへアップロードする必要がありました。

今回の改善により、入居者システムの「解約」ワークフロー内で案件を追加するだけで、保存済みの賃貸借契約書が自動で添付されます。

契約書のダウンロード・アップロードの手間を減らし、原状回復案件の作成をスムーズに進められます。

できること・できないこと

できること

• 入居者システムの「解約」ワークフローから原状回復案件を追加する際、賃貸借契約書を自動で連携する
• 普通借家契約・定期借家契約の両方に対応する
• 連携された契約書のうち、不要なものを案件追加画面で削除してから案件を作成する

できないこと

• 入居者システムの「発注」タブから案件を追加した場合に、契約書を自動連携すること
• 案件追加後に入居者システムで追加・差し替えた契約書を、作成済みの案件へ自動反映すること
• 定期借家契約で、途中の再契約時に作成されたすべての契約書を自動連携すること

ご利用条件

以下の条件を満たす場合に、賃貸借契約書が自動で連携されます。

• 入居者システムと修繕システムを利用している
• 入居者システムの契約詳細画面にある「解約」ワークフロー内から、案件追加画面を開く
• 対象の契約に、連携対象となる賃貸借契約書が保存されている

連携される賃貸借契約書について

普通借家契約と定期借家契約では、連携される契約書が異なります。

1. 普通借家契約の場合

案件追加時点で、入居者システムに保存されている賃貸借契約書が連携されます。

2. 定期借家契約の場合

再契約の有無によって、連携される契約書が異なります。

再契約がない場合：1ファイル

① 入居開始時の賃貸借契約書
（「原契約書類情報（入居者マイページ公開用）」の「賃貸借契約書」）

再契約がある場合：最大2ファイル

① 入居開始時の賃貸借契約書
（「原契約書類情報（入居者マイページ公開用）」の「賃貸借契約書」）

② 解約対象の契約を締結した際の賃貸借契約書
（「更新手続き情報」の「署名済み賃貸借契約書」）

※いずれも、入居者システムに保存されているファイルが連携対象です。

注意点

入居開始時の契約書と解約対象の契約書以外の、途中の再契約時に作成された契約書は自動連携の対象外です。

必要に応じて、入居者システムでご確認ください。

▼入居者システムの契約詳細画面中「原契約書類情報」

▼入居者システムの更新手続き情報

操作手順

1. 入居者システムの契約詳細画面で「解約」タブを開く

入居者システムで対象の契約詳細画面を開き、「解約」タブを選択します。

解約ワークフローの手続きを進めると、「案件追加画面へ」ボタンが表示されます。

2. 「案件追加画面へ」を押す

「案件追加画面へ」ボタンを押して、修繕システムの案件追加画面へ進みます。

このとき、対象の契約に保存されている賃貸借契約書が自動で連携されます。

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3. 連携された賃貸借契約書を確認する

修繕システムの案件追加画面に、連携された賃貸借契約書が表示されます。

添付された契約書を確認し、不要なものがあれば案件追加画面上で削除してください。

特に、施工会社に共有したくない情報が含まれる場合は、案件追加前に該当する契約書を削除してください。

▼削除ボタンを押した後の画面

4. 案件を追加する

必要な情報と添付ファイルを確認し、通常どおり案件を追加してください。

ご利用上の注意

• 自動連携されるのは、入居者システムの「解約」ワークフローから案件追加画面を開いた場合です。「発注」タブからの追加では連携されません。
• 対象の賃貸借契約書が入居者システムに保存されていない場合は、契約書は連携されません。契約書がなくても案件の追加は可能です。
• 「解約」ワークフローから案件追加画面を開いた後、案件タイプを「修繕」「その他」に変更しても、契約書は連携されます。
• 定期借家契約で再契約がある場合、連携対象は入居開始時の契約書と解約対象の契約書の最大2ファイルです。途中の再契約書は連携されません。
• 施工会社等に共有したくない情報が含まれる契約書は、案件追加画面で削除してから案件を作成してください。
• 案件追加後に入居者システムで契約書を追加・差し替えても、作成済みの案件には自動反映されません。

よくあるご質問

Q. 入居者システムから案件を追加したのに、賃貸借契約書が連携されません。

A. 以下をご確認ください。

・入居者システムの「解約」ワークフロー内から案件を追加しているか
・対象の契約に、賃貸借契約書が保存されているか

「発注」タブから案件を追加した場合や、対象の契約書が保存されていない場合は、自動連携されません。

Q. 賃貸借契約書が登録されていなくても、案件を追加できますか？

A. はい。賃貸借契約書が保存されていない場合も、案件自体は追加できます。

Q. 定期借家契約で何度も再契約している場合、すべての契約書が連携されますか？

A. いいえ。連携対象は、入居開始時の契約書と解約対象の契約書の最大2ファイルです。

途中の再契約時に作成された契約書は自動連携されません。必要に応じて、入居者システムでご確認ください。

Q. 自動連携された契約書を、案件追加時に削除できますか？

A. はい。案件追加画面で不要な契約書を削除できます。

施工会社に共有したくない情報が含まれる場合などは、該当する契約書を削除してから案件を追加してください。

Q. 案件追加画面で、連携された賃貸借契約書を誤って削除してしまった場合はどうすればよいですか？

A. 案件追加画面を再読み込み（リロード）すると、賃貸借契約書が再度自動で連携されます。

※再読み込みによって入力途中の内容が失われる場合がありますので、ご注意ください。

Q. 「解約」タブから案件を追加し、案件タイプを「修繕」や「その他」に変更した場合も契約書は連携されますか？

A. はい。「解約」タブから案件追加画面を開いた場合は、その後に案件タイプを変更しても契約書が連携されます。

不要な場合は、案件追加画面で削除してください。

Q. 案件を追加した後に、入居者システムで契約書を追加・差し替えた場合、自動で反映されますか？

A. いいえ。案件追加後の変更は自動反映されません。

必要に応じて、修繕システム側で契約書を追加・更新してください。