現況確認機能
入居時に入居者様がお部屋の状態について報告可能な現況確認機能について紹介します。
1.現況確認の確認箇所
現況確認は、契約情報で確認が可能です。
個別に申請を許可することで、マイページより契約者様が申請可能となります。
＜申請不可状態＞
＜申請可能な状態＞
＜申請後の状態＞
2.現況確認申請期限設定とリマインド機能について
2-1.現況確認申請期限設定
申請期限については下記で設定が可能です。
・現況確認を申請可能にした日からN日後まで
・契約開始日からN日後まで
デフォルトの設定では、現況確認を申請可能にした日から14日後まで申請が可能な設定です。
上記設定の変更は、設定画面＜4-8.現況確認設定＞をご確認の上、設定ください。
2-2.現況確認のリマインド機能
下記いずれか、または両方を設定が可能です。※ご契約ごとの設定はできかねます。
設定画面＜4-8.現況確認設定＞をご確認の上、設定ください。
①未申請者への締め切り前リマインド
未申請者に現況確認申請期限、締め切り3日前（デフォルト）に現況確認申請のリマインドメール（申請期限のN日前に未申請の入居者にリマインドメール）が送付されます。
②未申請者へのリマインド
未申請者に対して、設定された日数ごとに現況確認申請のリマインドメール（申請期限のN日前に未申請の入居者にリマインドメール）が送付されます。
デフォルトでは、日数が設定されておりません。
③両設定がある場合のリマインドメール送付について
両方のリマインド日数が設定されている場合、下記のようにリマインドメールが配信されます。
＜設定＞
・申請可能期限：14日
・締め切り前リマインド日数： 4日前に設定
・未申請者へのリマインド日数： 3日ごとに設定
＜例＞
・申請を可能とした日：2023/9/1
・リマインドメール送信日： 2023/9/4、2023/9/7、2023/9/10、2023/9/11
・申請締切日：2023/9/15
※2023/9/13は、2023/9/11（締め切り前リマインド4日前）を過ぎているため送信されません
3.現況確認申請を可能とする操作方法
3-1.マイページの登録がすでにある場合
申請可否横のボタンをクリックすると下記ポップアップが表示されます。
申請を許可すると下記画面になります。契約者様には「件名【#{物件名} #{部屋番号}】現況確認申請のお願い」といったメールがマイページ登録アドレス向けに送付されます。
申請を可能に設定しますと、契約者様に下記メールが送付されます。
件名【#{物件名} #{部屋番号}】現況確認申請のお願い
申請期限が迫りますと、契約者様に下記メールが送付されます。
【#{物件名} #{部屋番号}】現況確認の申請期限が迫っています
現況確認状況が未申請のまま申請期限を過ぎますと、契約者様に下記メールが送付されます。
【#{物件名} #{部屋番号}】現況確認の申請期限切れのお知らせ
3-2.マイページ登録がない場合
①マイページ招待を行います。招待したい契約を開き、マイページ招待をクリックします。
②招待画面が表示されますので、送付希望の招待パターンを選択し、送信します。
マイページ招待の操作方法についてはマイページ招待をご確認ください。
アカウント作成後現況確認を可能とする場合、下記を設定ください。
・アカウント作成後に現況確認の可否：チェックボックスにチェック
・現況確認の申請期限の設定：デフォルトの設定期日となります。契約ごとに変更が必要な場合は、申請期限を変更ください。
③マイページ登録 ※ご契約者様の操作となります。
マイページ登録方法についてはマイページ登録の流れ【マイページ招待メールが届いた場合】
3.現況確認操作方法 ※ご契約者様の操作となります。
現況確認の申請方法については【現況確認機能】をご確認下さい。
4.申請を確認する
①契約者から申請が届くと申請一覧に表示されます。
②詳細ボタンをクリックするとPDFで報告書の確認が可能です。
【申請を反映する】で申請を契約に反映することができます。
5.現況確認の情報を確認する
契約情報ページでの確認が可能です。
現況確認情報より、報告書の確認や申請期限の確認ができます。
6.申請期限を変更する
申請期限を変更したい場合、【編集】をクリックします。
画面下部、現況確認情報で申請期限を入力・保存を行うと期限の変更が可能です。
※申請期限を変更した場合、入居者様に通知等は行われません。
※上記の申請期限項目が表示されていない場合は、シロクマのチャットにその旨ご教示ください。
設定を行わせていただきます。