賃借人様との連絡方法
賃借人様との連絡はメール・SMS・チャットの3種類でやりとりが可能です。
オーナー様・連帯保証人様への利用方法はオーナー様・連帯保証人様との連絡方法 をご確認ください。
各種送信の操作方法については賃借人様と同様となります。
1.連絡の通知
1-1. 通知メール
マイページチャットやメール、SMSを受信すると通知メール宛に通知が行われます。
通知メールの内容については、管理会社様宛に届くメール一覧＜3.マイページチャットの受信時の通知メール ・4.メール / SMS受信時の通知メール＞をご確認ください。
1-2.入居者管理くん上の表示
連絡があった場合、連絡一覧で連絡の通知をご確認いただけます。
連絡一覧の操作方法はこちらをご確認ください。
各契約の契約情報画面に遷移しますと、
やりとりは契約詳細ページの連絡状況タブより確認可能です。
2.メール・SMSとマイページチャットの相違点
| チャット | メール | SMS | |
| 料金 | 無料 | 無料 | 無料枠を超えた場合6000円/100通毎 |
| 相互やりとり | 可能 |
可能 ※入居者様は、管理会社様からのメール送信に返信形式でのみやりとりが可能です。 |
可能 |
|
開封確認 |
既読機能有り | 確認不可 |
確認不可 |
|
画像・データ添付 |
可能 | 管理会社様からの送付のみ可能 |
不可能 |
| 送信取消 | 未読の場合のみ可能 | 不可能 | 不可能 |
※テンプレート機能はございません。
マイページ招待のみテンプレート機能がございます。設定方法はこちらをご確認下さい。
3.送信手順
①該当契約の連絡状況タブを開き、画面右下の+アイコンをクリックします。
②入力エリアが表示されます。【応答ログ】をクリックします。
③送信タイプを選択します。各送信タイプ機能詳細は4.各送信機能についてをご確認ください。
④送信タイプを選択したら、入力が必要な項目を入力し、
画面右下の送信ボタン（応答ログは記録ボタン）をクリックすると送信（記録）が可能です。
（画像はメール送信画面）
※入力エリアの拡大と縮小
❶「鉛筆アイコン」をクリックすると入力エリアの拡大が可能です。
❷「×」をクリックすると入力エリアの縮小が可能です。
4.各送信機能について
送信タイプは下記4つとなります。それぞれの項目については下記をご確認ください。
4-1.応答ログ（画像内①）
社内用の記録が可能です。
メッセージは社内でのみ表示され、お客様には表示されません。
また、応答ログは記録すると上記画像のように黄色で表示されます。
4-2.マイページチャット（画像内②）
マイページチャットが利用可能な設定の場合、チャットでの連絡が可能です。
契約者様・入居者様それぞれがマイページをご登録の場合、LINEのグループチャットのように
管理会社様・契約者様・入居者様、全員がチャット内容の確認が可能です。
ただし、入居者様がマイページ未登録の場合・退去済みのご契約は、チャット送信はできかねます。
①チャットへの書類添付方法
送信ボタン横のクリップマークより、画像や動画の送信（ファイル上限25MB）が可能です。
②添付ファイル送付後の確認方法
添付ファイルを送信すると上記のように表示されます。
添付ファイル名をクリックするとファイルの中身の確認が可能です。
4-3.メール（画像内③）
宛先・件名・本文を入力し、送信をクリックするとメールの送信が可能です。
契約情報に＜賃借人メールアドレス＞が入力されている場合、宛先は自動で賃借人メールアドレスが入力されます。
①メールへの書類添付方法
❶入力エリアの「鉛筆アイコン」をクリック
❷画面中央のクリップマークより書類の添付が可能です。
※添付ファイルは最大3ファイル添付可能です。
添付ファイル上限は全てのファイルの合計で、10MBとなります。
※送信ボタン横の【保存して閉じる】を選択すると一時保存が可能です。
一時保存を行った場合、下記のように添付ファイルが表示されます。
添付ファイルを変更したい場合や追加する場合は「鉛筆アイコン」より編集ください。
②添付ファイル送付後の確認方法
添付ファイルを送信すると上記のように送信したメール本文下に添付ファイルが表示されます。
添付ファイル名をクリックするとファイルの中身の確認が可能です。
4-4.SMSの送信（画像内④）
宛先・本文を入力し、送信をクリックするとSMSの送信が可能です。
※SMSの最大文字数は320字/通となっております。
320字を超えた場合、2通目として送付されます。（従量課金は2通分となります。）
契約情報に＜賃借人携帯電話番号＞が入力されている場合、宛先は自動で賃借人携帯電話番号が入力されます。
また、SMSには毎月の無料枠があり、送信数に応じて従量課金が発生します。
詳しくはSMS無料枠と従量課金をご覧ください。無料枠に関しては申込書でもご確認いただけます。
5.送信取消＜マイページチャットのみ＞
※未読の場合のみ削除可能です。
①縦3点リーダー「︙」をクリックします。
②【削除】をクリックします。
③ポップアップが表示されるので、【削除】ボタンをクリックします。
④削除されると連絡状況タブから送信履歴は消えます。
6.送信者の確認
送信した担当者名は、送信したメッセージの右下に表示されます。
7.再送機能
メール・SMS・マイページチャットそれぞれ再送が可能です。
7-1.メール・SMS・マイページチャットの再送方法
①再送したい送信済みのメール・SMS・チャットの右部分にある縦3点リーダー「︙」をクリックします。
②【再送】ボタンをクリックします
③ポップアップが表示されますので、送付内容に問題ない場合は【送信】ボタンをクリックし送信します。
※【保存して閉じる】をクリックした場合
【保存して閉じる】をクリックした場合、内容が下書きに保存され、再度同じ送付方法を選択した際に送信できるようになっています。保存内容の確認・再送方法は下記です。
①➕ボタンをクリックします
②保存された内容が表示されます。送信ボタンで送信可能です。
7-2.マイページチャット＜添付ファイル＞の再送方法
①再送したい送信済みの添付ファイルの縦3点リーダー「︙」をクリックします。
②【再送】ボタンをクリックします。
③送信に間違いがなければ「保存」をクリックします。
7-3.再送できないメール
再送ボタンからの再送ができないメールは、連絡状況タブで「システム通知」「電子契約」 と表示されているメール・SMSとなります。
システム通知
電子契約
下記が「システム通知」「電子契約」メールの件名一覧です。
詳しいメール文章については、入居者へ届くメール一覧をご確認ください。（※メール文章はデフォルト文章となります。変更されている場合は、文章が異なります。）
「システム通知」
- マイページ登録完了通知メール：【Web賃貸物件マイページ】アカウント発行完了のお知らせ
- 更新ワークフロー内 / 契約更新・再契約の入居者確認通知メール：【Web賃貸物件マイページ】契約更新・再契約のお知らせ
- マイページチャットの未読通知メール：【Web賃貸物件マイページ】未読メッセージがあります
- 退去・解約申請の完了通知メール：【#{物件名} #{部屋番号}】退去・解約申請完了のお知らせ
- 現況確認申請の依頼通知メール：【#{物件名} #{部屋番号}】現況確認申請のお願い
- 現況確認申請の完了通知メール：【#{物件名} #{部屋番号}】現況確認申請完了のお知らせ
- 現況確認申請のリマインドメール：【#{物件名} #{部屋番号}】現況確認申請の期限が迫っています
- 現況確認申請の期限切れ通知メール：【#{物件名} #{部屋番号}】現況確認申請の期限切れのお知らせ
- お知らせ通知メール：【Web賃貸物件マイページ】新着のお知らせがあります
「電子契約」
- 署名手続き開始依頼メール：【#{管理会社名}】署名手続き開始のご依頼
- ワークフロー内より再送可能です。再送方法はこちらをご確認ください。
- 【#{管理会社名}】ご本人様の署名手続き完了のお知らせ
- 【#{管理会社名}】署名手続き完了のお知らせ