更新・退去ワークフロー基本操作
1.ワークフローとは
入居者管理くんでは、入居者に対して行う手続きのワークフローを設定することができます。
ワークフローは、更新 / 退去 / 入居中の手続きにおいて必要なステップをひとまとめにしたレシピのようなものです。
ワークフローに従って業務を進めることで抜け漏れをなくし、進捗の可視化を行うことができます。
特徴：
- 更新業務、退去業務、入居中業務それぞれで設定をします。
- ワークフローは様々なカスタマイズが可能です。設定が可能な項目についてはこちらをご確認ください。設定のご依頼は、入居者管理くん画面左下シロクマのチャットまたは担当カスタマーサクセスにお申し付けください。
入居中ワークフローについてはこちらをご確認ください。
2.ワークフロー開始方法
3.ワークフローを進める
3-1.画面上部でステータスを進める
①該当の契約者の契約詳細を開き、手続きタブをクリックします。
※契約詳細の開き方は、こちらを参照ください。
②手続きタブ上部の次のステータス内容が表示されているボックス右下【次のステータスに進む】をクリックします。
③ポップアップが表示されるので【次のステータスに進める】をクリックすると次のステータスに遷移します。
3-2.画面下部でステータスを進める
①該当の契約者の契約詳細を開き、手続きタブをクリックします。
※契約詳細の開き方は、こちらを参照ください。
②画面下部の【次のステータスに進む】をクリックします。
③ポップアップが表示されるので【次のステータスに進める】をクリックすると次のステータスに遷移します。
4.ワークフローを戻す
①該当の契約者の契約詳細を開き、手続きタブをクリックします。
※契約詳細の開き方は、こちらを参照ください。
②画面下部の【前のステータスに戻す】をクリックします。
③ポップアップが表示されるので【前のステータスに戻す】をクリックすると前のステータスに遷移します。
5.ワークフローの中断
現在適用しているワークフローを中止したい場合は下記手順で操作ください。
別のワークフローを適用したい場合は、まずワークフローの中断を行います。
※中止したワークフローの復元はいたしかねます。
※新たに開始したワークフローは1からとなります。
①該当の契約者の契約詳細を開き、手続きタブをクリックします。
※契約詳細の開き方は、こちらを参照ください。
②手続き中止をクリックします。
③確認が表示されますので、手続きを中止するをクリックします。
手続きを中止したら、新たにワークフローを設定し直すことができます。
6.更新ワークフローから退去ワークフローに変更
更新ワークフローを操作途中に退去に変更となった場合、下記手順で操作ください。
①賃借人様からマイページ上で解約申請を申請いただく
②解約申請がされると申請一覧に申請され、契約詳細ページの手続きタブに「退去申請がありました」と表示されます。下記画像右のボックスのボタンをクリックすると申請内容が確認できます。
③申請内容確認後、退去手続きを開始する場合は退去手続きを開始ボタンをクリックします。
④ワークフロー開始をクリックすると退去ワークフローの選択画面となります。
退去ワークフローを選択し、【ワークフロー開始】をクリックください。
7.ワークフロー完了後
ワークフローを完了すると、ステータスを1つ前に戻したり手続きを中止することができません。
また、解約ワークフローを完了すると契約者様とのチャットもできなくなりますので、チャットでやりとりがある際は完了させないようご注意ください。