更新・退去ワークフロー基本操作
1.ワークフローとは
入居者システムでは、入居者に対して行う手続きのワークフローを設定することができます。
ワークフローは、更新 / 退去 / 入居中の手続きにおいて必要なステップをひとまとめにしたレシピのようなものです。
ワークフローに従って業務を進めることで抜け漏れをなくし、進捗の可視化を行うことができます。
特徴：
- 更新業務、退去業務、入居中業務それぞれで設定をします。
- ワークフローは様々なカスタマイズが可能です。設定が可能な項目についてはこちらをご確認ください。設定のご依頼は、入居者システム画面左下チャットまたは担当カスタマーサクセスにお申し付けください。
2.ワークフロー開始方法
3.ワークフローを進める
3-1.画面上部でステータスを進める
①該当の契約者の契約詳細を開き、手続きタブをクリックします。
※契約詳細の開き方は、こちらを参照ください。
②手続きタブ上部の次のステータス内容が表示されているボックス右下【次のステータスに進む】をクリックします。
（旧契約詳細画面）
（新契約詳細画面）
③ポップアップが表示されるので【次のステータスに進める】をクリックすると次のステータスに遷移します。
（旧契約詳細画面）
（新契約詳細画面）
3-2.画面下部でステータスを進める
①該当の契約者の契約詳細を開き、手続きタブをクリックします。
※契約詳細の開き方は、こちらを参照ください。
②画面下部の【次のステータスに進む】をクリックします。
（旧契約詳細画面）
（新契約詳細画面）
③ポップアップが表示されるので【次のステータスに進める】をクリックすると次のステータスに遷移します。
（旧契約詳細画面）
（新契約詳細画面）
4.ワークフローを戻す
①該当の契約者の契約詳細を開き、手続きタブをクリックします。
※契約詳細の開き方は、こちらを参照ください。
②画面下部の【前のステータスに戻す】をクリックします。
（旧契約詳細画面）
（新契約詳細画面）
③ポップアップが表示されるので【前のステータスに戻す】をクリックすると前のステータスに遷移します。
（旧契約詳細画面）
（新契約詳細画面）
5.ワークフローの中断
現在適用しているワークフローを中止したい場合は下記手順で操作ください。
別のワークフローを適用したい場合は、まずワークフローの中断を行います。
※中止したワークフローの復元はいたしかねます。
※新たに開始したワークフローは1からとなります。
手続き中の契約の契約詳細画面の手続き画面下の手続き中止ボタンをクリックします。
（旧契約詳細画面）
（新契約詳細画面）
③確認が表示されますので、手続きを中止するをクリックします。
（旧契約詳細画面）
（新契約詳細画面）
手続きを中止したら、新たにワークフローを設定し直すことができます。
6.更新ワークフローから退去ワークフローに変更
更新ワークフローを操作途中に退去に変更となった場合、下記手順で操作ください。
①賃借人様からマイページ上で解約申請を申請いただく
②解約申請がされると申請一覧に申請され、契約詳細ページの手続きタブに「退去申請がありました」と表示されます。下記画像右のボックスのボタンをクリックすると申請内容が確認できます。
（旧契約詳細画面）
（新契約詳細画面）
③申請内容確認後、退去手続きを開始する場合は退去手続きを開始ボタンをクリックします。
（旧契約詳細画面）
（新契約詳細画面）
④ワークフロー開始をクリックすると退去ワークフローの選択画面となります。
退去ワークフローを選択し、【ワークフロー開始】をクリックください。
（旧契約詳細画面）
（新契約詳細画面）
7.ワークフロー完了後
ワークフローを完了すると、ステータスを1つ前に戻したり手続きを中止することができません。
また、解約ワークフローを完了すると契約者様とのチャットもできなくなりますので、チャットでやりとりがある際は完了させないようご注意ください。
8.通知設定
ワークフロー単位の設定で下記の通知メールを受け取ることが可能です。設定方法はこちらをご確認ください。
| 通知の種類 | 通知タイミング | 通知条件 | 除外条件 |
| ワークフロー開始通知 | 手続き開始時 | 自分が担当者の賃貸借契約で手続きが開始されたとき | 自分自身で手続きを開始した場合は通知されません |
| ワークフローステータス変更通知 | ステータス変更時 | 自分が担当者の賃貸借契約で手続きのステータスが変更されたとき | 自分自身でステータスを変更した場合は通知されません |
| ワークフロー完了通知 | 手続き完了時 | 自分が担当者の賃貸借契約で手続きが完了したとき | 自分自身で手続き完了した場合は通知されません |
| ワークフロー中止通知 | 手続き中止時 | 自分が担当者の賃貸借契約の手続きが完了されたとき | 自分自身で手続き中止した場合は通知されません |
通知されるメールの内容についてはこちらをご確認ください。
※5分以内に複数回ステータスの変更を行った場合、最後の操作が通知されます。
※開始、ステータス変更を5分以内に行った場合、それぞれの操作で通知メールが送付されます