ワークフロー詳細設定

ワークフローに関する設定は弊社にて設定を行います。

下記が設定が可能な項目となりますので、追加・修正したい箇所を担当カスタマーサクセスまたは左下のヘルプよりご教示ください。

 

1.ワークフローを追加・複数作成したい

1-1.更新・退去ワークフロー

ワークフローを複数作成をご希望の場合は下記①〜⑧をご教示ください。

 

①【手続き】：更新手続きなのか退去手続きなのかをご教示ください。

②【WF名称】：ワークフローの名称をご教示ください。

 

③【ステータス名称】：設定する各ステータスの名称をご教示ください。

④【TODO】：各ステータス毎に自動で表示させるTODOの名称をご教示ください。

　　　　　　（必要であればメモなども）

⑤【システム設定】：電子署名や入居者更新条件確認など。

 

 

⑥【メール】：各ステータスを進める際に自動で送信させるメールが必要な場合にご教示ください。

 

⑦【入居者表示用ステータス】：各ステータスでマイページに表示させる場合にその名称をご教示ください。

※マイページに進捗状況を表示できます。管理会社でステータスを進めた時に終了したステータスにチェックがつきます。

 

⑧【契約書のアップロード】：契約詳細画面より下記契約書類のアップロードが可能です。

更新：入居者への更新条件提示ファイル、オーナーへの更新条件提示ファイル、更新契約書類（電子署名用）

退去：解約通知書、解約精算書

 

1-2.入居中ワークフロー

 

①【WF名称】：ワークフローの名称をご教示ください。

②【ステータス数】：設定したいステータスの数をご教示ください。

③【ステータス名称】：設定する各ステータスの名称とステータス数をご教示ください。

④【契約書のアップロード】：アップロードしたい書類のステータスと書類の数をご教示ください。

帳票機能をご利用ご希望の場合は、6.帳票の自動作成をご確認ください。

⑥【メール】：各ステータスを進める際に自動で送信させるメールが必要な場合にご教示ください。

詳細については5.メール・SMSを送信したいをご確認ください。

 

④【TODO】：各ステータス遷移時に自動でTODOの作成が可能です。

TODOの名称・表示させたいステータス・メモ（任意）・締切までの日数（任意）をご教示ください。

 

下記機能のカスタマイズについては順次開発予定です。

• 電子契約

 

2.ワークフローの内容を変更したい

1.ワークフローを追加・複数作成したいを参考にし、

変更したいワークフロー名の名称やステータスを記載の上、ご依頼ください。

 

3.ワークフローを非表示にしたい

契約一覧検索条件、ワークフロー一括操作画面、契約詳細画面のワークフロー選択肢で

表示の必要がないワークフローを非表示にすることが可能です。

※ワークフロー選択画面での表示順を並び替えることはできかねます。

 

変更をご希望の場合は、

【ワークフロー名】：該当のワークフローの名称を正確にご教示ください。

※非表示にしたワークフローを再度表示させることも可能です。

その場合も【ワークフロー名】をご教示下さい。

 

●契約一覧検索条件

●ワークフロー一括操作画面

 

●契約詳細画面のワークフロー選択肢

 

4.ステータス毎に決まっているTODOを追加したい

 

 

TODOについてはこちら

ワークフローのステータスに設定したTODOは手続き一覧画面で確認が可能です。

 

5.メール・SMSを送信したい

 

各ワークフローのステータス毎に送信させるメール・SMSをそれぞれを設定することができます。

また、設定したメールをステータスを進める際に自動送信設定も可能です。

文面やタイミングの設定は弊社で行います。下記項目を担当カスタマーサクセスへご教示ください。

 

依頼フォーマット

メール

• 対象：更新or退去
• ワークフロー名称：該当のワークフロー名称
• メール送信ステータス①：何のステータスに進める時に下記メールを作成したいか。
• メール送信ステータス②：ステータスに進める時にメールを自動送信したいか。
• 宛先：契約者なのかオーナーなのか等
• 添付ファイル：有or無 （有の場合は詳細）
• 件名：メールの件名
• 本文：本文

SMS：文字数上限は320字です（空白含）

• 対象：更新or退去
• ワークフロー名称：該当のワークフロー名称
• SMS送信ステータス①：何のステータスに進める時に下記SMSが送信されるようにしたいか。
• SMS送信ステータス②：ステータスに進める時にSMSを自動送信したいか。
• 宛先：契約者なのかオーナーなのか等
• 本文：本文（上限 : 320字）

 

※入居者管理くん上にある物件名、賃借人名などを引用したい場合は、#{}で指定ください。

例：#{物件名}#{部屋番号}号室にお住まいの#{賃借人}様　お世話になっております。

 

現在、引用可能な項目は以下になります。

・賃借人名

・入居者1〜5氏名

・物件名

・部屋番号

・物件住所
・オーナー氏名

・解約日

・退去予定日

・退去理由
・家賃

・管理費

・敷金

・礼金

・管理会社名

・賃借人携帯電話番号

・専有面積

・間取り

・保証会社名

・担当者名

・立会候補日1

・立会候補日2

・立会候補日3

・立会候補時間帯1

・立会候補時間帯2

・立会候補時間帯3

・立会日（確定）

・立会時間帯（確定)

・マイページ更新条件確認URL

・契約終了日

・解約情報変更URL 　

・マイページログインURL
・マイページ招待申請URL 

・賃貸借契約更新料（金額）
・賃貸借契約更新料（期間）

尚、上記以外の項目は引用できないため、予めご了承ください。

 

6.帳票の自動作成