既存帳票のExcel形式への変更手順
既存の帳票作成にはスプレッドシートを用いて帳票を作成しておりました。
システム変更によりスプレッドシートでの帳票作成からExcelを用いての帳票作成へと変更となります。
本記事は、既存のスプレッドシートでの帳票作成からExcelを用いての帳票作成への変更手順となります。
新規帳票設定やExcel形式帳票と入居者管理くんのとの連携の仕組みについては帳票設定の記事に記載がございます。併せてご確認ください。
1.既存帳票のExcelダウンロード手順
※担当者権限「責任者」のみ操作が可能です。
①設定＞帳票テンプレート設定＞帳票一覧にアクセス
②エクセル形式に変更希望の帳票の「Excel形式でエクスポート」をクリックします。
②ご利用の端末へエクスポートした帳票がExcel形式でダウンロードされます。
※ご利用の端末や設定等により保存先は異なります。ご利用の端末をご確認ください。
2.ダウンロードしたExcelでの対応
ダウンロードされたExcelを開きます。帳票のDATAシートにExcel形式で別途設定が必要な置換文字列が自動で挿入されています。
※Excel形式への変更に伴い、別途対応が必要な項目について
下記修正が必要な項目の代表例となりますので、ご確認ください。
①銀行口座項目（解約時精算口座等）
変更点は下記となります。
- 従来形式：金融機関名+支店名+支店コード+口座種別+口座番号+口座名義人を連結した情報が表示されました
- Excel形式：金融機関名の情報のみ表示されるようになります
金融機関名+支店名+支店コード+口座種別+口座番号+口座名義人を表示したい場合、下記手順で編集ください。
1.Excel帳票DATAシートB列に「該当の項目名」を記載する
（例）銀行口座項目で不足となる項目、「支店名・支店コード・口座種別・口座番号・口座名義人」を記入します。
2.C列に該当の「置換文字列」を記載する
置換文字列の検索方法については、※「置換文字列」の確認・設定方法でご確認ください。
（例）解約時精算用口座情報の各項目（支店名・支店コード・口座種別・口座番号・口座名義人）の置換文字列を記載します。
3.実際に出力するシートで反映するよう関数を組む
❶実際に出力するシート（例：解約通知書）に移動し、該当項目のセル（例：返金口座 D25）をWクリックする
※下記例では「=DATA!C21」という、DATAシートにある金融機関名を反映させる関数が入っております。
❷すでに入力されている値（例：=DATA!C21）の後に「＆」を入力
※Enterを押下しないようご注意ください。
❸DATAシートに移動し、連携したい項目（例：支店名）の「置換文字列」のC列（例：C27）をクリックし、キーボードでEnterを押下します。
これで支店名が帳票に記載されます。他項目も同様に❶〜❸の手順で設定します。
❹完了すると下記のようになります。
②住所項目（物件住所、現住所）
住所項目を「区切り項目」と「区切りなし項目」の併用または、「区切り項目」のみで住所データを保持している場合、対応が必要となります。
＜区切り項目と区切りなし項目の確認方法＞
契約情報編集画面で確認が可能です。
▼下記「物件住所」のように住所全て（都道府県, 市区町村, 番地・丁目, 建物名・部屋番号）が1項目に入っている場合は、「物件住所 区切りなし」となります。
▼下記「物件住所（区切り）」のように、分けて入力されている場合、「物件住所（区切り）」となります。
▼下記のように、「物件住所」「物件住所（区切り）」どちらも項目が存在する場合、併用しています。
＜対応方法：「物件住所」（区切りなし）のみ利用している場合＞
特別対応は不要ですが、入居者管理画面からエクスポートしたExcel帳票に正しい置換文字列が転記されているかご確認ください。
DATAシート物件住所項目のC列（例：セルC7）に{{leasing.leasingRoom.addressFull}}が入力されていれば、正しい置換文字列が設定です。
＜対応方法：「物件住所（区切り）」のみ利用している場合、「物件住所（区切りなし）」「物件住所（区切り）」を併用している場合＞
物件住所（区切り）の場合、区切られた住所を一つのセルに反映できるよう、関数を変更する必要がございます。
1.DATAシートB列に下記項目を追記する
物件住所 / 住所を分けないか / 都道府県 / 市区町村 / 番地・丁目 / 建物名・部屋番号
2.Excel帳票DATAシートC列に記載する置換文字列をコピーする
詳しくは※「置換文字列」の確認・設定方法をご確認ください。
入居者管理＞設定＞帳票置換文字列一覧にて【種別検索：入居者管理】【ラベル検索：物件住所】で確認が可能です。
①住所を分けないか：{{leasing.leasingRoom.addressUseFull}}
②物件住所（区切り）（区切りなし）：{{leasing.leasingRoom.addressFull}}
③都道府県：{{leasing.leasingRoom.addressState}}
④市区町村：{{leasing.leasingRoom.addressCity}}
⑤番地・丁目：{{leasing.leasingRoom.addressStreet}}
⑥建物名・部屋番号：{{leasing.leasingRoom.addressOther}}
3.2でコピーした置換文字列をExcel帳票DATAシートC列該当箇所にペーストする
（例）2にて「物件住所（区切り）（区切りなし）：{{leasing.leasingRoom.addressFull}}」をコピーした場合、Excel帳票DATAシートC20へペーストします。
上記作業を、それぞれの項目で行います。
4.実際に出力するシートで反映するよう関数を組む
❶実際に出力するシート（例：更新合意書）に移動し、該当項目のセル（例：物件所在地 P13）をクリックし、入力されている関数を削除します。
※下記例では「=DATA!C7」という、DATAシートC7を反映させる関数が入っているので削除します。
❷該当項目のセル（例：物件所在地 P13）をWクリックし、「=if(」(半角)を入力します。
※「=if(」入力後、キーボードでEnterを押下しないようご注意ください。
❸「DATA」シートに移動します。
「DATA」シートに移動し、「住所を分けないか」の項目の値にあたるをセルをクリックします。（例：C21）そのまま、「=true,」を入力します。
※入力後、キーボードでEnterを押下しないようご注意ください。
「=true,」を入力後、「物件住所（{{leasing.leasingRoom.addressFull}}）」の値に当たる、C20をクリックし「,」を入力します。※入力後、キーボードでEnterを押下しないようご注意ください。
次に「都道府県（{{leasing.leasingRoom.addressState}}）」の値に当たる、C22をクリックし「&」（半角）を入力します。※入力後、キーボードでEnterを押下しないようご注意ください。
続けて「市長区村（{{leasing.leasingRoom.addressCity}}）」（C23）をクリックし「&」（半角）を入力、「番地・丁目（{{leasing.leasingRoom.addressStreet}}）」（C24）をクリックし「&」（半角）を入力、
「建物名・部屋番号（{{leasing.leasingRoom.addressOther}}）」（C25）をクリックし「&」（半角）を入力しEnterを押下します。
→=IF(DATA!C21=TRUE,DATA!C20,DATA!C22&DATA!C23&DATA!C24&DATA!C25)が完成すると、
「物件住所」または「物件住所（区切り）」に入っている値が表示されるようになります。
③その他注意点
・スプレッドシートのみで対応可能な関数を利用している場合、Excelシートでは正しくデータが表示されません。Excelで対応可能な関数へ書き換えをお願いいたします。
・日付表示が正しく行われない場合、日付形式の書式設定にて再設定をお願いいたします。
・レイアウト崩れが起こった場合は、フォントの種類・大きさ・ページレイアウトの調整をお願いいたします。
修正方法でお困りの場合は、該当のExcelデータとお困りの内容（レイアウトが修正できない箇所等）を記載の上、お気軽に画面左下のヘルプまたは担当カスタマーサクセスまでお問い合わせください。
3.印刷範囲設定を行う
印刷範囲設定された範囲が、帳票として出力されるため設定が必要です。
①Excel画面右下「改ページプレビュー」をクリック
②青枠で選択されている箇所が印刷範囲となります。
③DATAシートタブに移ります。こちらも印刷範囲の設定が必要です。
シートごと非表示にしたい場合は、非表示にするシートの印刷範囲で空セルを指定してください。
設定ができましたら保存します。
4.入居者管理くんにExcel帳票を設定
Excel帳票が完成しましたら、入居者管理くんに設定します。
①設定＞帳票テンプレート設定＞帳票一覧にアクセス
②「Excelに切り替え」をクリック
③変更が必要な場合は「帳票名」を修正します。「Excelテンプレート」の箇所に上記で編集を行ったExcel帳票をアップロードし、保存します。
5.設定完了後
設定完了後は、必ずテスト契約を作成いただき、帳票に記載したい項目が表示されているかご確認いただくようお願いいたします。